Manual Book Seller
1. Inbound
1) Seller wajib menginformasikan rencana pengiriman barang inbound ke gudang di H-1 dan menanyakan ke gudang terkait ketersediaan kapasitas penyimpanan.
2) Seller wajib membuat data inbound di sistem sebelum mengirim barang inbound (fisik) ke gudang dan langsung diinformasikan ke pihak gudang.
3) Seller wajib memastikan bahwa data yang mengirim harus sesuai dengan jumlah fisik yang akan dikirim ke gudang.
4) Seller bertanggung jawab terhadap pemilihan moda transportasi yang akan digunakan untuk mengangkut barang inbound ke gudang. Biaya transportasi pengiriman inbound menjadi tanggung jawab seller.
5) Jika ada biaya transportasi pengiriman inbound yang ditanggung oleh gudang, maka seller wajib mengganti biaya yang timbul maksimal 3 hari dihitung sejak pembayaran yang dilakukan oleh gudang.
6) Ketika barang inbound sampai di gudang, maka pihak gudang akan melakukan pengecekan terhadap data inbound.
7) Pihak gudang akan melakukan pengecekan jumlah barang inbound yang datang secara fisik dan sistem. Jika terjadi perbedaan jumlah atau barang yang diterima dalam keadaan rusak, maka gudang wajib menginformasikan ke seller.
8) Gudang hanya akan input data yang sesuai dengan jumlah fisik yang diterima pada saat inbound. Jika diperlukan manual update, maka seller wajib berkomunikasi dengan pihak gudang.
9) Cut off penerimaan inbound gudang di jam 18:00.
a. Jika inbound datang sebelum jam cut off, maka pihak gudang wajib proses inbound tersebut di hari yang sama. Jika inbound datang setelah jam cut off, maka pihak gudang akan proses inbound tersebut di hari berikutnya. Jika pada saat barang datangke gudang disertai dengan surat jalan dan dokumen lengkap, maka gudang tetap terima inbound tersebut (sebatas pengecekan antara fisik dan surat jalan kemudian disimpan digudang), untuk proses inbound barang ke system akan ditunda selama 3 hari kerja.
10) Pihak gudang tidak bertanggung jawab terhadap inbound yang datang diluar hari dan jam kerja kecuali sudah ada konfirmasi sebelumnya ke pihak gudang. Oleh karena itu, seller wajib mengkomunikasikan dengan pihak transporter terkait jam operasional gudang.
11) Khusus untuk barang yang bersifat FIFO dan FEFO, maka seller harus memastikanbahwa barang -barang yang akan diinbound sudah memiliki label expired/Batch production dan penyusunan di truck harus digrouping berdasarkan expired/batch production tersebut.
2. Outbound
2.1. Transaksi
1. Seller membuat data transaksi di sistem yang akan terhubung langsung dengan WMS gudang.
2. Seller wajib memastikan data input transaksi harus lengkap, valid dan tidak ada kesalahaninput.
3. Jika transaksi berasal dari marketplace, maka seller wajib mengirim data transaksi ke sistem dihari yang sama.
4. Untuk transaksi atau SKU yang membutuhkan perlakuan khusus, maka seller wajib konfirmasi ke pihak gudang (via chat atau system notes). Jika terjadi kerugian tanpa adanya konfirmasi sebelumnya, maka pihak gudang dan GiMi tidak bertanggung jawab atas kerugian tersebut.
5. Seller wajib mengupload shipping label untuk transaksi yang harus menggunakan shipping label dari logistik atau marketplace.
6. Transaksi akan diproses oleh pihak gudang (picking,packing,dst).
7. Seller dapat melakukan klaim jika terjadi permasalahan transaksi (kurang kirim) dengan melampirkan data pendukung:
a. Capture transaksi
b. Foto/Video paket transaksi
8. GiMi hanya akan memproses klaim yang disebabkan oleh kelalaian gudang. Segala biaya yang muncul akibat kelalaian gudang menjadi tanggung jawab gudang.
9. Klaim transaksi dilakukan maksimal 14 hari setelah status transaksi selesai di sistem. Jika lewat dari 14 hari maka klaim tersebut dinyatakan tidak valid dan tidak akan diproses oleh GiMi.
2.2. Transaksi Retur
1. Jika ada transaksi retur, maka seller harus update transaksi retur di sistem
2. Seller wajib menginformasikan ke gudang apabila ada transaksi retur dan seller wajib update di sistem.
3. Gudang akan menginformasikan ke seller apabila ada barang retur yang datang.
4. Seller akan dikenai biaya fee storage & inbound setiap ada transaksi retur.
5. Seller dapat melakukan klaim jika terjadi permasalahan transaksi retur (rusak,hilang,kurang kirim) dengan melampirkan data pendukung :
a. Capture transaksi
b. Foto/Video paket transaksi
6. GiMi hanya akan memproses klaim yang disebabkan oleh kelalaian gudang. Segala biaya yang muncul akibat kelalaian gudang menjadi tanggung jawab gudang
7. Klaim transaksi dilakukan maksimal 14 hari setelah status transaksi selesai di sistem. Jika lewat dari 14 hari maka klaim tersebut dinyatakan tidak valid dan tidak akan diproses
3. Seller exit gudang
1. Seller menginformasikan ke GiMi alasan exit Gudang. Jika sesuai dengan masa waktu habis kontrak, maka tidak ada biaya tambahan yang timbul. Jika masa kontrak belum habis, maka barang yang tersisa akan dihitung outbound sesuai dengan rate size yang sudah ditentukan.
2. Seller wajib menginformasikan ke pihak gudang H-2 sebelum stock dikeluarkan dari gudang.
3. Seller wajib memastikan tidak ada inbound, stock, dan transaksi yang masih belum selesai di gudang.
4. Seller wajib melunasi segala tagihan/reimburse dan hal-hal yang masih perlu diselesaikan dengan pihak gudang sebelum mengeluarkan stock. Jika ada urusan yang belum diselesaikan oleh seller, maka GiMi berhak untuk menahan stock terlebih dahulu sampai semua urusan diselesaikan oleh seller.
5. Seller wajib request stock opname (SO) sebelum mengeluarkan stock dari gudang. SO akan dilakukan oleh pihak gudang dan hasil SO akan diinformasikan ke seller.
6. Jika terjadi selisih barang antara jumlah fisik dan sistem, maka gudang berkewajiban untuk melakukan investigasi selama 7 hari setelah hasil SO. Jika selisih barang disebabkan oleh kelalaian gudang, maka gudang wajib memberikan penggantian sebesar 80% dari nilai barang.
7. Jika terjadi kerusakan barang yang diakibatkan oleh kelalaian gudang pada saat proses exit gudang, maka seller bisa melakukan klaim untuk penggantian barang.
8. Seller wajib melakukan transaksi exit gudang di sistem (skema exit).
9. Seller tidak diperbolehkan menarik barang tanpa ada pemberitahuan terlebih dahulu dan tanpa melakukan transaksi exit di sistem. Jika ini terjadi maka segalapermasalahan terkait stock bukan merupakan tanggung jawab GiMi dan gudang.
10. Sebelum barang dikeluarkan dari gudang, maka seller wajib membayar semua hutang senilai saldo yang minus ditambah dengan estimasi nilai barang yang akan dikeluarkan.
11. Biaya logistik untuk pengiriman barang yang sudah dikeluarkan dari gudang bukan merupakan tanggung jawab gudang.
12. Apabila ada transaksi retur yang datang ke gudang setelah seller exit, maka gudang wajib menerima transaksi tersebut dan menginformasikan ke seller. Jika seller ingin paket tersebut dikembalikan ke alamat tertentu, maka ongkos kirim menjadi tanggung jawab seller.
13. Semua claim dilakukan maksimal 14 hari setelah transaksi exit dibuat di sistem. Jika lewat dari 14 hari maka klaim tersebut dinyatakan tidak valid dan tidak akan diproses oleh GiMi.
4. Inventory
4.1. Selisih Stock
1. Jika terjadi selisih stock, seller wajib menginformasikan kepada GiMi untuk pengajuan SO dan seller mengisi form request SO.
2. Pihak gudang akan melakukan tindakan sebagai berikut:
a. Pihak gudang wajib melakukan stock opname dan investigasi untuk SKU yang bermasalah.
b. Stock opname dilakukan maksimal 3 hari setelah waktu masuk complain dari seller. Jika dalam jangka waktu tersebut gudang tidak melaksanakan stock opname, maka data yang menjadi acuan adalah data di sistem GiMi. Semua selisih stock akan menjadi tanggung jawab pihak gudang.
c. Stock opname dan investigasi harus selesai dalam waktu 7 hari semenjak complain masuk dari seller.
d. Hasil investigasi akan diinformasikan ke seller dan seller wajib memberikan respon terhadap hasil investigasi. Jika dalam 3 hari kerja tidak ada respon, maka seller dianggap menyetujui hasil investigasi.
e. Respon seller setelah 3 hari kerja sejak hasil investigasi diberikan tidak dapat mengubah hasil investigasi.
f. Jika terbukti penyebab selisih stock karena kelalaian pihak gudang, maka semua selisih stock tersebut akan menjadi tanggung jawab pihak gudang.
g. Pihak gudang harus mengganti semua selisih stock sebesar 80% dari nilai barang dan harus diselesaikan dalam waktu 7 hari setelah hasil stock opname.
h. Jika hasil stock opname dan investigasi menyatakan bahwa selisih terjadi bukan karena kelalaian pihak gudang, maka pihak gudang wajib berkoordinasi dengan seller untuk melakukan manual update stock di system.
3. Barang – barang yang rusak dan hilang karena kelalaian pihak gudang, maka wajib melakukan penggantian sebesar 80% dari nilai barang.
4. Seller dapat melakukan request stock opname (SO) sewaktu -waktu ke pihak gudang dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Seller akan menginformasikan ke pihak gudang untuk permintaan SO minimal H-2 dari tanggal pelaksanaan SO.
b. Seller akan mengisi lembar permintaan (form) SO.
c. Pihak gudang berhak mengkomunikasikan ke seller apabila tanggal pelaksanaan SO tidak sesuai. Pihak gudang berkoordinasi dengan seller untuk mengganti jadwal ke tanggal lain.
d. Pihak gudang melaksanakan SO sesuai dengan tanggal yang sudah disepakati.
e. Pihak gudang wajib menginformasikan hasil SO ke seller. Jika dalam 3 hari seller tidak ada konfirmasi, maka seller dinyatakan menyetujui hasil SO tersebut.
4.2 Audit SKU
1. Seller wajib input link toko online yang sering digunakan dan valid dan stock ada di sistem GiMi.
2. Seller wajib input harga jual di sistem GiMi, bukan harga modal/harga beli/harga distributor.
3. GiMi akan melakukan proses verifikasi SKU dengan melakukan pengecekan ke toko online seller.
4. Jika ada SKU seller yang teridentifikasi unverified sebanyak 3 kali, maka seller akan dikenai penalti Rp 50,000 per SKU dan wajib dibayarkan ke pihak GiMi dalam waktu maksimal 5 hari kerja.
5. Seller tetap bisa melakukan transaksi dengan sku yang berstatus pending.
6. Seller akan selalu dikenakan tambahan fee Rp 500 untuk SKU dengan status unverified
7. Apabila seller akan melakukan diskon atau flash sale dengan jumlah transaksi yang besar pada periode tertentu, seller wajib menginformasikan ke pihak gudang dan GiMi.
8. Seller wajib menginformasikan ke tim audit GiMi jika ingin melakukan perubahan harga SKU (contoh: ada promo di toko online).
9. GiMi dapat mengubah status SKU jika diperlukan.
10. Seller wajib untuk bersikap kooperatif saat dilakukan proses audit dengan cara memberikan informasi yang benar dan valid.
4.3 Slow moving Stock
1. Pihak gudang berhak untuk menginformasikan kepada GiMi barang -barang seller yang bersifat slow moving dengan kriteria sebagai berikut:
a. Barang -barang yang mengendap digudang (tidak ada transaksi) selama kurun waktu 2 (dua) bulan semenjak barang tersebut datang (inbound).
2. Khusus untuk seller yang membutuhkan luas penyimpanan barang setara dengan 1 lantai ruko penuh atau 1 container (20 FT), jika terjadi slow moving stock maka :
a. Seller dikenai charge Rp. 500 per SKU per Qty barang yang disimpan/bulan.
b. Charge ini akan berlaku di bulan ketiga dihitung sejak barang masuk (inbound) di gudang.
4.4 Quality Check (QC)
1. Seller wajib set di sistem untuk SKU yang perlu dilakukan quality check (QC)
2. Pihak gudang hanya akan melakukan QC untuk SKU yang sudah ditentukan oleh seller dan diset di sistem.
3. Biaya QC disesuaikan dengan jenis dan durasi.
4. Seller wajib menginformasikan jenis QC yang dibutuhkan untuk SKU tertentu ke pihak GiMi.
4.5 Minimum Stock
1. Minimum Stock = Qty / Average Sales Per hari
2. Apabila Minimum stock mencapai 10 hari kebawah maka akan mentriggered SO secara otomatis
3. Gudang akan melakukan SO untuk menjamin stock fisik sesuai dengan di system
4. SO yang dilakukan karena mencapai minimum stock akan di charge sesuai dengan fee SO normal
5. Seller Non Aktif
a. Apabila seller tidak ada penjualan selama 1 bulan maka kami akan kenakan storage barang secara CBM
6. Service Level Agreement Gudang
No
Deskripsi
Service Level
1
Cut off Inbound
Jam 18:00
2
Kapasitas inbound per-hari
500 new SKU (Quantity Unlimited)
3
Cut off Outbound
Jam 18:00
4
Kapasitas Outbound
200 transaksi/hari/orang
5
Stock opname
10 Menit / SKU
6
Operational Time
Senin – Jumat (07:00 – 18:00)
Sabtu (07:00 – 18:00)
Minggu – (07:00 – 18.00)
7
Holiday
Hari raya lebaran – (07:00 – 18.00)
Public Holiday – (07:00 – 18.00)
Cuti bersama -Shifting
7. Skema Fee
1. Perhitungan skema GiMi adalah sebagai berikut : (Size S)
Storage Rp 50 / Qty sesuai dengan mutasi stock per hari dalam 1 bulan Inbound Rp 1,100 / Qty
Outbound Rp 1,100 / Qty
2. Skema fee Storage berdasarkan kubikasi adalah 75,000 per CBM per bulan
3. Skema fee bagi hasil 3.5% dari Penjualan (Bebas Biaya Penyimpanan)
4. Skema fee retur diberlakukan fee Storage dan Inbound.
5. Skema fee barcode by gudang adalah 250 per-unit
6. Skema fee request SO adalah 500 per-unit
7. Tambahan skema fee handling loading dan unloading A.Rp1,250,000 per 40 feet container
B.Rp 600,000 per 20 feet container
8. Tambahan Packing palet kayu
A.S Rp 5,000, M. Rp 15,000, L Rp 45,000, XL Rp 350,000 X CBM
9. Antar Jemput Barang mobil Engkel
A. 2 Jam Rp 275,000 , 4 jam Rp 550,000 , 8 Jam 1,100,000